En France, l’état civil a été instauré en 1539 par François Ier, par l’ordonnance de Villers‐Cotterêts. Il rendit alors obligatoire la consignation des baptêmes, puis des mariages et des décès, par l’Eglise, alors seule dépositaire de cette tâche administrative.

Suite à la Révolution, les registres paroissiaux sont devenus des registres d’état civil et ont été tenus par les mairies. Les mairies continuent aujourd’hui cette tâche, mais les registres papier sont doublés par une utile et nécessaire dématérialisation des procédures. A Champagne, les actes d’état civil sont enregistrés dans un logiciel dédié depuis 2016. Cependant, pour retrouver un acte antérieur, comme cela arrive régulièrement, il faut recourir aux registres papier. Or une manipulation répétée des registres augmentent les risques de détérioration de ceux-ci  avec le problème de dégradation des reliures dû aux photocopies. La conservation des registres d’Etat-Civil est en enjeu pour les communes et la numérisation des registres est une aubaine technique qui répond parfaitement à cet impératif.

La commune de Champagne a décidé de procéder à la numérisation de ces actes. Deux employés de la société Numerize sont  donc actuellement à l’œuvre et numérisent tous les actes de naissance, mariage et décès de 1900 à 2015.

Le travail s’effectue en plusieurs phases :

• Photographies instantanées de toutes les pages des registres.
•  Reprise des données : pour chaque actes, une indexation de l’image est faite manuellement. Elle reprend les données principales de l’acte (Noms, prénoms, dates…)
• Intégration des actes dans le logiciel d’État-Civil

Le coût

La numérisation des archives de 1900 à 2015, soit environ 1 800 actes, représentent une facture de 1 291 € TTC.

Consultation

Dans quelques mois, Champagne disposera donc des fichiers numérisés de ses actes d’État-Civil de 1900 à nos jours. A noter : la délivrance des actes d’État-Civil est strictement réglementée. La numérisation ne signifie pas que les données deviennent libres d’accès. Seuls les registres de naissances et de mariages de plus de 75 ans peuvent être communiqués au public. Le délai s’applique à la date de clôture de registre. Les registres de décès et les tables décennales sont librement communicables.